Mediationbijeenkomsten worden meestal gehouden op neutraal terrein, bijvoorbeeld op het kantoor van de mediator. Een mediation bestaat uit verschillende fasen:
De 5 stappen van een mediation traject
Kennismakingsgesprek/intake
De eerste bijeenkomst is een kennismakingsgesprek of intake. Tijdens dit gesprek legt de mediator uit wat mediation inhoudt en welke uitgangspunten gelden tijdens een mediation. De mediator brengt in kaart welke punten moeten worden opgelost en welke factoren de oplossing tot nu toe hebben belemmerd. Alle partijen krijgen de gelegenheid om hun kant van het verhaal te vertellen.
Start mediation
Besluit je vervolgens de mediation te starten, dan teken je vooraf een mediationovereenkomst. In deze overeenkomst worden alle afspraken voor het mediationtraject op papier gezet, zoals de vertrouwelijkheid en de geheimhouding, de aard van het conflict en het afgesproken uurtarief. Daarnaast verklaart de mediator in deze mediationovereenkomst dat je actief meewerkt aan de oplossing van het conflict en dat de mediator zelf geen enkel belang heeft bij de uiteindelijke oplossing voor het conflict.
Vervolgbijeenkomst(en)
Tijdens de mediationbijeenkomsten verzoekt de mediator beide partijen om zijn of haar kant van het conflict te vertellen. Aan het eind van iedere bijeenkomst vat de mediator de voortgang samen en maakt een afspraak voor een volgende bijeenkomst. Sommige mediators maken gespreksverslagen, maar dit is niet verplicht. Na een aantal gesprekken is bekend hoe beide partijen tegen het conflict aankijken en welke zaken belangrijk zijn voor de toekomst.
Oplossing bepalen
Als alle belangen in kaart zijn gebracht, wordt er gezamenlijk en constructief op zoek gegaan naar oplossingen die zoveel mogelijk tegemoet komen aan ieders belangen. De mediator kent verschillende technieken om jullie daarbij te helpen. Vervolgens gaat de mediator na of de gevonden oplossingen in de praktijk uitvoerbaar zijn.
Vaststellingsovereenkomst
Als er een oplossing gevonden is die naar tevredenheid is van alle partijen, dan legt de mediator deze oplossing vast in een vaststellingsovereenkomst. Deze overeenkomst is belangrijk omdat hierin alle afspraken die je hebt gemaakt staan beschreven. Het schept rechten en plichten waar beide partijen zich aan moeten houden. Door de overeenkomst te ondertekenen verklaren zowel jij als de andere partij dat jullie je houden aan de afspraken. Na het ondertekenen van de vaststellingsovereenkomst is de mediation afgerond.
