De AVG en bewaartermijnen

Onlangs hebben wij als service voor u als MfN-registermediator een model privacy statement gepubliceerd op het besloten gedeelte van deze website. Naar aanleiding hiervan heeft het MfN-bureau een veelgestelde vraag gesignaleerd, namelijk: met welke bewaartermijnen heeft de MfN-registermediator te maken en hoe kan hier in de praktijk uitvoering aan worden gegeven?

Het privacy statement dat wij onlangs hebben gepubliceerd is een model dat gebruikt kan worden door de MfN-registermediator. Dit model is opgesteld met behulp van door ons ingeschakelde (privacy)adviseurs. In het kader van de AVG dient u als ondernemer inzichtelijk te maken welke gegevens u bewaart, met welk doeleinde en hoe lang u deze gegevens bewaart. Graag staan wij in dit artikel stil bij de vraag hoe lang u gegevens bewaart.

Als MfN-registermediator dient u een mediationdossier te beheren van iedere mediation die u uitvoert, waarbij u in ieder geval rekening dient te houden met de volgende bewaartermijnen:

  • Bewaartermijn in verband met aansprakelijkheid

    In het model privacy statement voor de MfN-registermediator is een bewaartermijn van twintig jaar in acht genomen wat betreft het mediationdossier. Deze termijn heeft een wettelijke grondslag: een mediator kan op grond van artikel 3:310 BW aansprakelijk worden gesteld. Hierbij geldt een bewaartermijn van vijf tot twintig jaar. Dit houdt in dat een schadevordering als gevolg van een vermeende beroepsfout van een MfN-registermediator na vijf jaar verjaart, gerekend vanaf het moment waarop de benadeelde zowel met de schade als met de daarvoor aansprakelijke persoon bekend is geworden, en in ieder geval na verloop van twintig jaar na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt. Dit is dus het uitgangspunt voor de mediator (‘in beginsel’). Deze verjaringstermijn kan in uitzonderingen langer dan twintig jaar zijn, bijvoorbeeld indien de verjaring wordt gestuit of als er een ander gerechtvaardigd belang is naar de mening van de mediator. Dit zijn dus uitzonderingssituaties en komen in de praktijk niet vaak voor. Hoe de bewaartermijnen in de praktijk ten uitvoer worden gelegd is de verantwoordelijkheid van de mediator zelf.

  • Fiscale bewaarplicht

    Iedere ondernemer – zo ook de MfN-registermediator – dient te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf (artikel 3:15i BW en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). In het model privacy statement voor de MfN-registermediator is de bewaartermijn van zeven jaar in acht genomen. Na deze zeven jaar vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op.

Wellicht ten overvloede maken wij u erop attent dat het privacy statement dat wij als service aanbieden op onze website een model is dat gebruikt kan worden door de MfN-registermediator. De MfN-registermediator kan het model naar zijn wensen/behoeften/praktijkvoering aanpassen. De bewaartermijnen die in het model privacy statement zijn opgenomen hebben een wettelijke grondslag. Het is uiteindelijk aan de MfN-registermediator zelf om te bepalen hoe hier in de praktijk uitvoering aan wordt gegeven.

Een moment geduld alstublieft, het zoeken kan enige tijd duren.