Hoe lang behoor ik mijn mediationdossiers te bewaren?

Er zijn drie verjaringstermijnen relevant voor de bewaarplicht:

1. Fiscale bewaartermijn

Iedere ondernemer – zo ook de mediator – is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Hieronder vallen onder andere kasboeken, giro- en bankafschriften, jaarcijfers, bonnen, facturen en loonadministratie. Na deze 7 jaar vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van uw bedrijf (artikel 3:15i BW en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als uw onderneming nog niet eens van start is gegaan (artikel). De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Zie voor verdere informatie de website van de Belastingdienst.

2. Bewaartermijn mediationdossier

Voor het bewaren van mediationdossiers geldt een bewaartermijn van minimaal 5 jaar na beëindiging van de mediation. Onder de term mediationdossier vallen alle stukken en gegevens die de mediator heeft bewaard in het kader van de mediation: de mediationovereenkomst, een eventuele vaststellingsovereenkomst, eventueel vastgelegde tussentijdse afspraken en verslagen (niet zijnde persoonlijke aantekeningen van de mediator), andere door partijen of derden ondertekende stukken en verzonden facturen. De bewaartermijn volgt uit artikel 7:412 BW: ‘een rechtsvordering tegen de opdrachtnemer tot afgifte van de stukken die hij ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen, verjaart door verloop van vijf jaren na de aanvang van de dag, volgende op die waarop zijn bemoeiingen zijn geëindigd.’ Gedurende deze periode kunnen gegevens uit de dossiers opgevraagd worden.

3. Bewaartermijn voor aansprakelijkheidsstelling

Voor mediationdossiers waarin u als mediator aansprakelijk kan worden gesteld, geldt een bewaartermijn van vijf tot twintig jaar. Deze bewaartermijn geldt op grond van artikel 3:310 BW: ‘een rechtsvordering tot vergoeding van schade of tot betaling van een bedongen boete verjaart door verloop van vijf jaren na de aanvang van de dag, volgende op die waarop de benadeelde zowel met de schade of de opeisbaarheid van de boete als met de daarvoor aansprakelijke persoon bekend is geworden, en in ieder geval door verloop van twintig jaren na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt of de boete opeisbaar is geworden.’ Uitsluitend bij de mediation betrokkenen kunnen op grond van de geheimhouding die geldt bij mediation informatie uit het mediationdossier opvragen.


Category: Regelgeving

← FAQ
Een moment geduld alstublieft, het zoeken kan enige tijd duren.