Mediation op afstand

Coronavirus

De gevolgen van de getroffen maatregelen ter voorkoming van de verdere verspreiding van het virus raken velen in onze maatschappij. Wij realiseren ons als geen ander dat ook de MfN-registermediators geraakt worden door de situatie in Nederland en in de wereld. Er wordt veel van iedereen gevraagd. We merken dat MfN-registermediators op zoek zijn naar mogelijkheden om hun praktijkvoering zo goed mogelijk voort te zetten in deze bijzondere tijd. We signaleren dan ook op dit moment de veelgestelde vraag of mediations ook online of telefonisch gevoerd kunnen worden en zo ja onder welke voorwaarden? Waar kan de MfN-registermediator rekening mee houden?

MfN-register

Graag stellen wij voorop dat wij in beginsel terughoudend zijn met het geven van advies op afstand over hoe MfN-registermediators hun individuele praktijkvoering inrichten. Het MfN-register kent een kleine 3.000 mediators en dit betekent dat er sprake is van zeer diverse en uiteenlopende praktijkvoering (familiemediators, arbeidsmediators, strafmediators, mediators gelieerd aan de rechtspraak of andere organisaties, etc.) en maatwerk kan gelden. Op dit moment heeft het ook zeker te maken met de zeer extreme en unieke situatie waarin Nederland en de rest van de wereld verkeert. Hierdoor zijn er helaas geen pasklare antwoorden/richtlijnen te formuleren. Uiteraard denken wij wel graag met u mee in het licht van de regelgeving en in het licht van de huidige omstandigheden in de maatschappij.

Mediations op afstand

MfN-registermediators zijn werkzaam onder bepaalde condities. Dat wil zeggen dat ze werken volgens reglementen en modellen van het MfN-register. Mediations worden conform het MfN-Mediationreglement uitgevoerd. Hoe hier in de praktijk invulling aan wordt gegeven (bijv. fysiek aan de mediationtafel of (onderdelen) online/telefonisch) is aan de mediator om in te schatten, echter hij dient zich bewust te zijn van de condities waaronder hij werkt en deze vast te leggen waar nodig.

Graag wijzen wij u op aantal aandachtspunten waarop u tijdens een digitale mediation (extra) aandacht aan moet geven of in overweging kunt nemen:

  • Is de aard van de zaak en zijn de deelnemers in een mediation geschikt voor een digitale mediation? Zo ja, het volledige proces of wellicht bepaalde onderdelen van de mediation? Check dit ook bij de deelnemers.
  • Bepaal van tevoren goed met welk programma u wilt werken. Is het contact live? Denkt u bijvoorbeeld aan video/telefoon-verbindingen? Of werkt u met asynchroon contact door middel van bijvoorbeeld een forum? Van belang is in ieder geval dat alle betrokken partijen hun weg weten te weten met het programma, zodat het contact tijdens de mediation goed kan verlopen. Check van tevoren goed (indien van toepassing) of het beeld en/of geluid goed werkt. U kunt denken aan programma’s waarbij de deelnemers van de mediation een persoonlijke link ontvangen waarmee zij kunnen inloggen in een beveiligde omgeving.
  • Wees transparant over de werkwijze die u hanteert. Het is van belang dat er werkafspraken worden gemaakt over de manier waarop de mediation gevoerd wordt. Alle deelnemers moeten te allen tijde weten wat zij van het mediationproces kunnen en mogen verwachten.
  • Uit artikel 6 van de Gedragsregels vloeit voort dat de mediator er op toeziet dat alle betrokkenen bij de mediation zich verplichten de vertrouwelijkheid van de mediation te respecteren. Dit is dus een taak van de MfN-registermediator. Bij een mediation “op afstand” is de vertrouwelijkheid voor een mediator moeilijker te overzien. Is het bijvoorbeeld goed te beoordelen of er nog meer mensen in dezelfde ruimte zijn die mee kunnen luisteren of lezen? Let in dit verband ook extra op de mogelijkheid die deelnemers hebben om opnamen te maken van de digitale mediation. Het is goed om een en ander bespreekbaar te maken en hierover afspraken te maken.
  • Net als een reguliere mediation geldt: check wie er aan tafel zitten en ga na of de deelnemers gemandateerd zijn besluiten te nemen.
  • Wat dossiervorming betreft bent u verantwoordelijk voor het laten tekenen van de documenten zoals de mediationovereenkomst en bijvoorbeeld een geheimhoudingsverklaring. Ook voor uw eigen dossier.
    Extra aandachtspunt voor mediators die op toevoegingsbasis werken: een regel vanuit de Raad voor Rechtsbijstand is dat de afgifte van een toevoeging een door beide partijen ondertekende mediationovereenkomst vereist. En later voor de vergoeding geldt ook dat er sprake moet zijn van een ondertekende vaststellingsovereenkomst/convenant.
  • Let extra op indien u er voor kiest documenten digitaal te laten ondertekenen. Elektronische (digitale) handtekeningen kunnen op verschillende manieren worden gezet. Of ze rechtsgeldig zijn, hangt af van vele omstandigheden en het doel waarvoor ze gezet en gebruikt worden.
    Aan de gewone elektronische handtekening (bijvoorbeeld een ingescande handtekening) zijn van nature geen of weinig waarborgen verbonden. Deze variant raden wij af, omdat hij makkelijk te vervalsen is en niet met zekerheid vast te stellen is of de digitale handtekening ook daadwerkelijk afkomstig is van die betreffende persoon. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is in principe juridisch gelijk aan een gewone (‘natte’) handtekening.
    Zie de website van de Rijksoverheid voor het verschil tussen een digitale handtekening en een gekwalificeerde handtekening.
  • Programma’s als Webex, Octo en Zoom worden genoemd als voorbeelden van online omgevingen. Sluit veiligheidsrisico’s uit en overleg dit met een ICT’er.

Tot slot: u zult begrijpen dat het MfN-register niet gaat over technische adviezen in het gebruik van digitale programma’s en ICT. Wij kunnen daarvoor geen enkele verantwoordelijkheid/ aansprakelijkheid op ons nemen.

Hopelijk hebben wij u met het bovenstaande op weg kunnen helpen. Wellicht dat u ook contact op kunt nemen met collega MfN-registermediators die ervaring hebben met deze wijze van werken. Wij wensen iedereen veel sterkte en gezondheid in deze roerige tijden.

 

 

Een moment geduld alstublieft, het zoeken kan enige tijd duren.