Datum 1-1-2026
Regelgeving
Artikel 10.1 van het MfN-Mediationreglement bepaalt dat de mediator, als de partijen dat wensen, zorgdraagt voor een deugdelijke vastlegging in een vaststellingsovereenkomst of ander afsprakendocument van wat de partijen zijn overeengekomen. De partijen kunnen zich bij de opstelling daarvan laten adviseren door een deskundige derde onder de voorwaarde dat deze deskundige derde een geheimhoudingsverklaring heeft getekend. De partijen zelf zijn en blijven verantwoordelijk voor de inhoud van de vaststellingsovereenkomst of het andere afsprakendocument.
Volgens artikel 10.3 van het MfN-Mediationreglement bepalen de partijen gezamenlijk en op schrift in hoeverre (de inhoud van) de vaststellingsovereenkomst of van het andere afsprakendocument vertrouwelijk is.
Best practice
Het is de taak van de mediator om ervoor te zorgen dat de afspraken van de partijen deugdelijk worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst of ander afsprakendocument (hierna gezamenlijk: ‘de overeenkomst’). Wat precies onder deugdelijke vastlegging moet worden verstaan hangt onder andere af van de omstandigheden van het geval. Een deugdelijke vastlegging is in ieder geval duidelijk geformuleerd en is niet voor tweeërlei uitleg vatbaar. De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van hun afspraken.
De mediator ziet erop toe dat alle voor de oplossing van de kwestie belangrijke punten in de overeenkomst aan de orde komen. De partijen bepalen gezamenlijk in hoeverre de inhoud van de overeenkomst vertrouwelijk is. Dit dient in de overeenkomst te worden vastgelegd.
Als er (om wat voor reden dan ook) geen afspraken worden gemaakt over de vertrouwelijkheid van de overeenkomst, dan geldt volgens het MfN-Mediationreglement dat de overeenkomst vertrouwelijk is. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst wel aan de rechter worden voorgelegd indien en voor zover dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
Het reglement spreekt bewust van vastlegging in een vaststellingsovereenkomst of ander afsprakendocument. Niet alle vastgelegde afspraken hebben namelijk de vorm van een vaststellingsovereenkomst. Dit neemt niet weg dat ter bevestiging van eenvoudige, minder juridisch getinte afspraken ook voor een e-mail uitwisseling met bevestiging van akkoord kan worden gekozen.
De mediator kan een deskundige inschakelen om hem te helpen bij het vastleggen van de afspraken in een overeenkomst. Dit is vooral bedoeld voor mediators die onvoldoende juridische of technische kennis bezitten om zelf zo’n overeenkomst op te stellen. Ook de partijen kunnen zich daarbij laten bijstaan door een externe deskundige, bijvoorbeeld een advocaat. Hierbij geldt natuurlijk wel dat deze in te schakelen deskundigen zich moeten verplichten tot geheimhouding (zie in dit verband ook Best practice Geheimhouding door betrokkenen (waaronder derden, zoals advocaten)).
In de praktijk komt het voor dat een van de partijen aan de andere partij een zwijgplicht wil opleggen. Het is denkbaar dat zo’n verplichting niet juridisch afdwingbaar is, en dus nietig zou zijn. Hoewel partijen zelf verantwoordelijk blijven voor de inhoud van een vaststellingsovereenkomst of een ander afsprakendocument, is het de vraag of de mediator hier ook een taak heeft. Waarschijnlijk zal hij in zo’n situatie extra alert moeten zijn en er op toezien dat partijen op basis van informed consent en op basis van ingewonnen advies van (een) deskundige derde(n) met elkaar tot overeenstemming komen. Overigens speelt hier de vraag of partijen sowieso, ondanks dit soort afspraken, in rechte verplicht kunnen worden getuigenis af te leggen over wat onder de zwijgplicht zou vallen.
Uitspraken tuchtrechter
Zaak M-2021-2
Na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst (VSO) ontstond er veel verwarring over de uitkering van de helft van een bedrag van € 9.250,00. De klager verweet de mediator gebrek aan deskundigheid op het gebied van het opstellen van een duidelijke en niet voor verschillende interpretatie vatbare VSO. Hier trof de mediator blaam omdat van de mediator ‘…mag worden verwacht dat hij beschikt over voldoende kennis, vaardigheden, beroepshouding en persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen,’ aldus de Tuchtcommissie. De Tuchtcommissie verwees hier overigens naar regel 7 van de Gedragsregels.