Datum 1-1-2026
Regelgeving
Artikel 5.1 van het MfN-Mediationreglement bepaalt dat elke partij, en ook de mediator, zich op elk moment uit de mediation kan terugtrekken.
Volgens artikel 8 van het reglement eindigt de mediation door:
- het definitief worden van een door de Partijen getekende vaststellingsovereenkomst of een ander afsprakendocument; of
- mondelinge overeenstemming tussen de Partijen over de afronding van de Mediation;
- een schriftelijke verklaring van een Partij aan de andere Partij(en) en de Mediator dat hij zich uit de Mediation terugtrekt; of
- een schriftelijke verklaring van de Mediator aan de Partijen dat hij zich uit de Mediation terugtrekt.
In alle gevallen bevestigt de mediator het einde van de mediation onder vermelding van de einddatum door middel van een neutraal, schriftelijk eindbericht aan partijen.
Best practice
Terugtrekken uit de mediation
Zowel voor de partijen als voor de mediator is mediation vrijwillig. Een partij die zich uit de mediation wil terugtrekken, kan dat op elk moment en zonder opgaaf van redenen doen. Ook de mediator kan dat doen.
Praktijk is ook wel om met partijen in de mediationovereenkomst onder “Vrijwilligheid” af te spreken dat de mediation in beginsel aan tafel gezamenlijk wordt afgesloten, tenzij daar in onderling overleg anders toe wordt besloten. Dit om partijen de gelegenheid te geven er aan tafel alsnog uit te komen. Die kans is aan tafel doorgaans groter dan erbuiten.
Het is echter niet in overeenstemming met de Gedragsregels, meer in het bijzonder met tuchtrechtspraak, om zich als mediator zonder enige vooraankondiging uit de mediation terug te trekken (‘rauwelijks beëindigen’). Wanneer de mediator zelf het voornemen heeft om met de mediation te stoppen, is het daarom verstandig de partijen daar dan eerst over te informeren.
Beëindiging door de mediator is in beginsel gerechtvaardigd, bijvoorbeeld als hij geen vertrouwen meer heeft in het goede verloop van de mediation. Op grond van regel 8.1 van de Gedragsregels is de mediator immers verantwoordelijk voor het mediationproces en dient hij de voortgang daarvan te bewaken. Ook als een partij – hoewel de mediator hem daarop heeft aangesproken – de vertrouwelijkheid waartoe hij zich heeft gecommitteerd niet nakomt, kan dat voor de mediator een reden zijn zich uit de mediation terug te trekken.
Einde mediation
Zodra vaststaat dat de mediation volgens artikel 8 van het MfN-Mediationreglement tot een einde is gekomen, moet de mediator dat zo spoedig mogelijk met een neutraal eindbericht schriftelijk bevestigen. Als de mediator voor dat bericht nog een inhoudelijk – en dus vertrouwelijk – bericht aan de partijen wil sturen, dan moet hij dat separaat doen en voorafgaand aan het eindbericht.
Het eindbericht moet strikt neutraal zijn en mag geen inhoudelijke informatie bevatten, ook niet of wel of geen overeenstemming is bereikt. Het mag ook niet vermelden wie zich uit de mediation heeft teruggetrokken, waarom iemand zich heeft teruggetrokken of hoeveel bijeenkomsten er zijn geweest.
In het eindbericht bevestigt de mediator alléén dat de mediation is geëindigd, per welke datum en dat de geheimhoudingsplicht voor in de mediation gedeelde vertrouwelijke informatie (waaronder ook eventuele verslagen) in stand blijft.
Het eindbericht valt niet onder de geheimhouding van artikel 7 van het MfN-Mediationreglement en de mediator laat dit partijen ook weten omdat de partijen zo nodig moeten kunnen aantonen dat de mediation is geëindigd en per welke datum. Dat betekent overigens niet dat de mediator het eindbericht zonder meer met derden kan delen. Het is verstandig dat de mediator daar terughoudend mee omgaat.
Concrete einddatum
De mediator moet er in alle gevallen voor zorgen dat duidelijkheid bestaat over de datum waarop de mediation is geëindigd. Een concrete einddatum is belangrijk omdat per die datum de verplichtingen uit de mediationovereenkomst een einde nemen, inclusief de periode waarover de vertrouwelijkheid en geheimhouding is afgesproken.
Ook is die datum belangrijk in verband met het eventueel (weer) voortzetten of starten van gerechtelijke of andere procedures, en als ingangsdatum van de termijnen voor eventuele indiening van een klacht bij de klachtbehandeling MfN of bij de Tuchtcommissie van de Stichting Tuchtrechtspraak Mediators (STM).
Na einde mediation
Na het einde van de mediation stoppen alle werkzaamheden voor de mediator. Daarom moet de mediator terughoudend zijn met contacten met partijen en met derden over de mediation nadat die tot een einde is gekomen. Daarbij is van belang dat de Gedragsregels ook na het einde van de mediation nog op de mediator van toepassing zijn.
Uitspraken tuchtrechter
Zaak M-2021-17
Na beëindiging van de mediation beantwoordde de mediator een vraag van één van de partijen over de interpretatie van een alimentatieberekening in het kader van een echtscheidingsmediation. Dit was in strijd met de onpartijdigheid van de mediator. Alleen met instemming van ook de andere partij zou de mediator dan weer een rol hebben kunnen spelen.
Zaak M-2021-3
De mediator kreeg het verwijt dat hij de mediaton plotseling zou hebben beëindigd. Op enig moment had de mediator separaat contact met (vertegenwoordigers van) beide partijen om te bezien of de mediation nog kon worden vlot getrokken. Naar aanleiding van die gesprekken concludeerde de mediator dat dat niet het geval was, waarop hij besloot de mediation te beëindigen. Dienovereenkomstig berichtte hij beide partijen op neutrale wijze. Hoewel niet met zoveel woorden in de uitspraak van de Tuchtcommissie te lezen, kon die mededeling bij klagers niet plotseling uit de heldere hemel zijn gevallen. De klacht ter zake was dus ongegrond.
Zaak M-2022-5
Na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst (VSO) door een van de partijen die de andere partij uiteindelijk niet ondertekende, had de mediator nagelaten de beëindiging van de mediation te bevestigen. Hoewel de mediator voorafgaande aan ondertekening van de VSO aan partijen had laten weten dat ondertekening van de VSO door slechts een van de partijen zou betekenen dat de mediation daarmee eindigde, mocht haar dat toch niet baten. Zij nam daarmee volgens de Tuchtcommissie het risico dat misverstanden zouden kunnen bestaan over het moment van beëindiging van de mediation.