Datum 1-1-2026
Regelgeving
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming is opgenomen dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. De verwerkingsverantwoordelijke (in dit geval: de mediator) moet dus kunnen uitleggen waarom persoonsgegevens gedurende een bepaalde termijn worden bewaard. Als er een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, mogen persoonsgegevens altijd minimaal gedurende die termijn worden bewaard.
Omdat de mediationovereenkomst in de zin van de wet een overeenkomst van opdracht is, geldt op grond van artikel 7: 412 BW een wettelijke bewaartermijn voor het gehele mediationdossier van 5 jaar te rekenen vanaf het moment dat de mediation is geëindigd.
Als ondernemer is de mediator op grond van artikel 3:15 sub i BW en artikel 52 Algemene wet rijksbelastingen verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van het bedrijf. Artikel 3:15 sub i BW verwijst naar de in artikel 2:10 BW genoemde termijn van zeven jaar. Dit betekent dat de mediator zijn dossier in ieder geval wat betreft de financiële gegevens daarvan die voor zijn eigen administratie relevant zijn, minimaal zeven jaar – te rekenen vanaf het moment dat de mediation is geëindigd – dient te bewaren (en zorgvuldig te archiveren).
Best practice
De mediator dient een mediationdossier te beheren van iedere mediation die hij uitvoert.
Uitgangspunt is dat de mediator direct na ontvangst van een opdracht voor een mediation een dossier aanmaakt. Het dossier is actueel en bevat alle relevante gegevens, zoals de mediationovereenkomst, verrichtingenstaat, declaraties en eventuele geheimhoudingsverklaringen, volmachten, tussentijdse verslagen en de vaststellingsovereenkomst of ander afsprakendocument.
Ten behoeve van een overzichtelijke administratie is het verstandig een volledig digitaal (elektronisch) dossier óf een volledig fysiek dossier te beheren.
Met welke bewaartermijnen hebben MfN-registermediators te maken?
In het kader van de privacywetgeving dient iedere ondernemer, dus ook iedere MfN-registermediator, inzichtelijk te maken welke gegevens worden bewaard, met welk doel en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Daarom zijn in het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator standaard bewaartermijnen opgenomen. Als een registermediator andere termijnen hanteert, moet dit worden aangepast in het privacy-statement.
In het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator is voor administratie de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar opgenomen. Na deze zeven jaar vraagt de Belastingdienst de gegevens met betrekking tot de periode daaraan voorafgaande niet meer op.
Zoals hierboven vermeld geldt voor mediationdossiers een bewaarplicht van 5 jaar. Het kan met het oog op de civiele verjaringstermijnen waarbinnen de mediator aansprakelijk kan worden gesteld echter verstandig zijn dossiers langer dan de wettelijke bewaartermijnen te bewaren. Dit met het oog op te leveren bewijs in een mogelijke civiele procedure. Om deze reden is in het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator een bewaartermijn van twintig jaar in acht genomen wat betreft het mediationdossier. De mediator kan er ook voor kiezen een kortere termijn te hanteren, zolang deze minimaal 5 jaar is.