Dossierbeheer
Als MfN-registermediator beheer je van iedere mediation die je uitvoert een mediationdossier. Uitgangspunt is dat de mediator direct na ontvangst van een opdracht voor een mediation een dossier aanmaakt. Het dossier is actueel en bevat alle relevante gegevens, zoals de mediationovereenkomst, verrichtingenstaat, declaraties en eventuele geheimhoudingsverklaringen, volmachten, tussentijdse verslagen en eindovereenkomst.
Tip!
Ten behoeve van een overzichtelijke administratie is het verstandig een volledig digitaal (elektronisch) dossier óf een volledig fysiek dossier te beheren.
Bewaartermijnen
In het kader van de privacywetgeving dient iedere ondernemer, dus ook iedere MfN-registermediator, inzichtelijk te maken welke gegevens worden bewaard, met welk doeleinde en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Met welke bewaartermijnen hebben MfN-registermediators te maken?
Als MfN-registermediator dien je een mediationdossier te beheren van iedere mediation die je uitvoert, waarbij je in ieder geval rekening moet houden met de volgende bewaartermijnen:
Bewaartermijn in verband met aansprakelijkheid
In het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator is een bewaartermijn van twintig jaar in acht genomen wat betreft het mediationdossier. Deze termijn heeft een wettelijke grondslag: een mediator kan op grond van artikel 3:310 BW aansprakelijk worden gesteld. Hierbij geldt een bewaartermijn van vijf tot twintig jaar. Dit houdt in dat een schadevordering als gevolg van een vermeende beroepsfout van een MfN-registermediator na vijf jaar verjaart, gerekend vanaf het moment waarop de benadeelde zowel met de schade als met de daarvoor aansprakelijke persoon bekend is geworden, en in ieder geval na verloop van twintig jaar na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt. Dit is dus het uitgangspunt voor de mediator (‘in beginsel’). Deze verjaringstermijn kan in uitzonderingen langer dan twintig jaar zijn, bijvoorbeeld indien de verjaring wordt gestuit of als er een ander gerechtvaardigd belang is naar de mening van de mediator. Dit zijn dus uitzonderingssituaties en komen in de praktijk niet vaak voor. Hoe de bewaartermijnen in de praktijk ten uitvoer worden gelegd is de verantwoordelijkheid van de mediator zelf.
Fiscale bewaarplicht
Iedere ondernemer – zo ook de MfN-registermediator – dient te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van het bedrijf (artikel 3:15i BW en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). In het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator is de bewaartermijn van zeven jaar in acht genomen. Na deze zeven jaar vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je op.
Tot slot
Wellicht ten overvloede maken wij je erop attent dat het privacy statement dat wij als service aanbieden op onze website een model is dat gebruikt kan worden door de MfN-registermediator. De MfN-registermediator kan het model naar zijn behoeften en praktijkvoering aanpassen. De bewaartermijnen die in het model privacy statement zijn opgenomen hebben een wettelijke grondslag. Het is uiteindelijk aan de MfN-registermediator zelf om te bepalen hoe hier in de praktijk invulling en uitvoering aan wordt gegeven.