• Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de voettekst
  • Over MfN
  • Dossiers
  • Nieuws
  • Publicaties
  • Contact
  • Sluiten
  • Inloggen
Login Meer informatie
Wachtwoord vergeten?

MFN-registerMFN-register

  • Consument/Zakelijk
  • Mediator
  • Opleider
  • Mediator worden
    • Voordelen MfN-register
    • Hoe word ik MfN-registermediator?
    • Basisopleiding mediation
    • Examens
    • Opleiding familiemediation
    • Wanneer kan ik werken op toevoegingsbasis?
    • Inschrijven
    • Tarieven
  • Ik ben MfN-registermediator
    • Beroeps- en competentieprofiel
    • Regelgeving en documenten
    • Beschermde titel
    • Onderhoudseisen
      • Peer review
    • Permanente educatie (PE)
      • Intervisie
    • Opleidingsagenda PE
    • Best practices
    • Informatiemateriaal
    • Mediationhelpdesk
  • Vind een mediator
  • Vind een mediator
  • Home
  • Consument/Zakelijk
    • Over mediation
      • Wat is mediation?
      • Is mediation geschikt voor mij?
      • Hoe werkt mediation?
      • Gesubsidieerde mediation
    • MfN-registermediator
      • Waarom een MfN-registermediator?
      • Hoe herken je een MfN-registermediator?
      • Klachtenregeling
      • Klacht indienen
    • Mediation bij
      • Relatie
      • Familie
      • Buren
      • Werk
      • Overheid
      • Zakelijk
      • Mediation in strafzaken
  • Mediator
    • Mediator worden
      • Voordelen MfN-register
      • Hoe word ik MfN-registermediator?
      • Basisopleiding mediation
      • Examens
      • Opleiding familiemediation
      • Wanneer kan ik werken op toevoegingsbasis?
      • Inschrijven
      • Tarieven
    • Ik ben MfN-registermediator
      • Beroeps- en competentieprofiel
      • Regelgeving en documenten
      • Beschermde titel
      • Onderhoudseisen
      • Permanente educatie (PE)
      • Opleidingsagenda PE
      • Best practices
      • Informatiemateriaal
      • Mediationhelpdesk
  • Opleider
    • Informatie opleidingen
      • Erkenning en accreditatie basisopleiding mediation
      • Accreditatie specialisatieopleiding
      • Audit basisopleiding mediation
      • Vrijstelling opleidingsmodules
      • Documenten en formulieren
    • Permanente Educatie
      • PE-erkenning aanvragen
      • Voorwaarden
      • Intervisie
      • Opleidingsagenda PE
      • Documenten en formulieren PE
  • Over MfN/MfN-register
  • Dossiers
  • Nieuws
  • Publicaties
  • Contact
  • Inloggen
Home > Mediators > Best practices: ervaringen uit de mediationpraktijk > Best practice: dossierbeheer en relevante bewaartermijnen voor de mediator

Best practice: dossierbeheer en relevante bewaartermijnen voor de mediator

Dossierbeheer

Als MfN-registermediator beheer je van iedere mediation die je uitvoert een mediationdossier. Uitgangspunt is dat de mediator direct na ontvangst van een opdracht voor een mediation een dossier aanmaakt. Het dossier is actueel en bevat alle relevante gegevens, zoals de mediationovereenkomst, verrichtingenstaat, declaraties en eventuele geheimhoudingsverklaringen, volmachten, tussentijdse verslagen en eindovereenkomst.

Tip!
Ten behoeve van een overzichtelijke administratie is het verstandig een volledig digitaal (elektronisch) dossier óf een volledig fysiek dossier te beheren.

Bewaartermijnen

In het kader van de privacywetgeving dient iedere ondernemer, dus ook iedere MfN-registermediator, inzichtelijk te maken welke gegevens worden bewaard, met welk doeleinde en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Met welke bewaartermijnen hebben MfN-registermediators te maken?

Als MfN-registermediator dien je een mediationdossier te beheren van iedere mediation die je uitvoert, waarbij je in ieder geval rekening moet houden met de volgende bewaartermijnen:

Bewaartermijn in verband met aansprakelijkheid

In het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator is een bewaartermijn van twintig jaar in acht genomen wat betreft het mediationdossier. Deze termijn heeft een wettelijke grondslag: een mediator kan op grond van artikel 3:310 BW aansprakelijk worden gesteld. Hierbij geldt een bewaartermijn van vijf tot twintig jaar. Dit houdt in dat een schadevordering als gevolg van een vermeende beroepsfout van een MfN-registermediator na vijf jaar verjaart, gerekend vanaf het moment waarop de benadeelde zowel met de schade als met de daarvoor aansprakelijke persoon bekend is geworden, en in ieder geval na verloop van twintig jaar na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt. Dit is dus het uitgangspunt voor de mediator (‘in beginsel’). Deze verjaringstermijn kan in uitzonderingen langer dan twintig jaar zijn, bijvoorbeeld indien de verjaring wordt gestuit of als er een ander gerechtvaardigd belang is naar de mening van de mediator. Dit zijn dus uitzonderingssituaties en komen in de praktijk niet vaak voor. Hoe de bewaartermijnen in de praktijk ten uitvoer worden gelegd is de verantwoordelijkheid van de mediator zelf.

Fiscale bewaarplicht

Iedere ondernemer – zo ook de MfN-registermediator – dient te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van het bedrijf (artikel 3:15i BW en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). In het model-privacy-statement voor de MfN-registermediator is de bewaartermijn van zeven jaar in acht genomen. Na deze zeven jaar vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je op.

Tot slot

Wellicht ten overvloede maken wij je erop attent dat het privacy statement dat wij als service aanbieden op onze website een model is dat gebruikt kan worden door de MfN-registermediator. De MfN-registermediator kan het model naar zijn behoeften en praktijkvoering aanpassen. De bewaartermijnen die in het model privacy statement zijn opgenomen hebben een wettelijke grondslag. Het is uiteindelijk aan de MfN-registermediator zelf om te bepalen hoe hier in de praktijk invulling en uitvoering aan wordt gegeven.

Footer

Over MfN/MfN-register

De Mediatorsfederatie Nederland (MfN) vertegenwoordigt het grootste deel van het beroepenveld en is daarmee dé representatieve organisatie voor mediation in Nederland. Sinds 1993 zetten wij ons in voor de professionalisering van het mediationberoep door het verzorgen van onder andere kwaliteitsborging en -verbetering. Het MfN-register is hét Nederlandse kwaliteitsregister van mediators. De Raad voor Rechtsbijstand en de Raad voor de Rechtspraak werken uitsluitend met MfN-registermediators.

Lees meer

Volg ons op

LinkedIn

Contact

Westblaak 140
3012 KM Rotterdam

Postadres
Postbus 21499
3001 AL Rotterdam

Tel. 010 – 201 23 44
E-mail info@mediatorsfederatienl.nl

© 2025 MfN-register

  • Privacy
  • Disclaimer