Een mediationpartij, of diens vertegenwoordiger, die na afloop van de mediation een beroep doet op (bepaalde stukken van) het mediationdossier bij de MfN-registermediator. Een situatie die in de mediationpraktijk regelmatig voorkomt. Hoe kan je als mediator omgaan met zo’n verzoek?
Artikel 7 MfN-Mediationreglement
In zijn algemeenheid geldt artikel 7 van het MfN-mediationreglement met betrekking tot de geheimhouding omtrent een mediation. In dit artikel staat onder meer dat partijen en de mediator zich verbinden om geen stukken aan derden – onder wie begrepen rechters of arbiters – bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de mediation betrokkene tijdens of in verband met de mediation zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt. Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt mede verstaan: de mediationovereenkomst, door de partijen of door de mediator in het kader van de mediation opgestelde aantekeningen, verslagen, gegevensdragers, digitale bestanden, facturen, et cetera.
Met dit artikel verbinden de mediator en partijen zich dus (onder meer) dat zij zich niet anderszins zullen beroepen op de stukken van de mediation. Het is de verantwoordelijkheid van de mediator en partijen zelf om bepaalde stukken tijdens of na afloop van de mediation te bewaren. Het mediationdossier van de mediator is vertrouwelijk en behoort toe aan de mediator. Een mediator kan dus niet worden verplicht mee te werken aan een dergelijk verzoek van partijen.
Voor zover het opvragen van (onderdelen van) het dossier bij de mediator niet in strijd is met artikel 7, is het mogelijk om bepaalde stukken op te vragen, al dan niet met toestemming van de andere partij dan wel met verzending van een kopie aan de andere partij. In dit verband wijzen wij bijvoorbeeld op artikel 7.2 van het MfN-mediationreglement: ‘De verplichting tot geheimhouding geldt niet voor zover de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de mediation reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken.’
Aandachtspunt
Een MfN-registermediator werkt onder bepaalde condities, waaronder de Gedragsregels voor de MfN-registermediator. De Gedragsregels zijn ook van toepassing na beëindiging van de mediation. Dit betekent dat een MfN-registermediator naast de vertrouwelijkheid ook andere gedragsregels na te leven heeft, zoals bijvoorbeeld de onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Als de mediator informatie deelt uit het mediationdossier, dan kan de mediator het risico lopen dat bijvoorbeeld een van deze gedragsregels wordt geschonden doordat informatie bijvoorbeeld nadelig kan zijn voor (een van) partijen. Het is voor een mediator na de beëindiging van een mediation niet goed te beoordelen wat de belangen van partijen zijn en/of wat er in de tussentijd heeft afgespeeld tussen partijen. Dit is reden om als mediator terughoudend te zijn met dergelijke verzoeken.
Als MfN-registermediator bent u in ieder geval niet verplicht om mee te werken aan een dergelijk verzoek. De geheimhouding is bij aanvang van de mediation overeengekomen met partijen, en rust dus op u als mediator, maar ook op het mediationdossier. Bij elk verzoek tot informatie uit het mediationdossier is het van belang dat de mediator zich bewust is van de Gedragsregels die op hem of haar van toepassing zijn, ook na afloop van de mediation.