In onze nieuwsbrief delen wij vragen uit de praktijk die regelmatig worden gesteld aan het MfN-bureau en de mediationhelpdesk. Dit keer over de rol van de mediator. Vragen die daarover gesteld worden zijn onder andere:
- Ben ik als MfN-registermediator verplicht om altijd te werken met een MfN-mediationovereenkomst, ook wanneer (potentiële) mediationdeelnemers vragen of ik als mediator wil optreden zonder het sluiten van een schriftelijke mediationovereenkomst?
- Kan ik als MfN-registermediator een andere rol aannemen?
- Als ik geen mediation maar een bemiddeling doe, telt dit ook mee voor de onderhoudseisen?
Het antwoord op deze vragen zetten we hieronder graag op een rij.
Gedragsregels: van de voorfase tot en met de nafase
De mediation vangt volgens artikel 3 van het MfN-Mediationreglement aan met het ondertekenen van de mediationovereenkomst (tenzij een ander tijdstip wordt afgesproken door de deelnemers). Het is belangrijk om je ervan bewust te zijn dat de Gedragsregels voor de MfN-registermediator van toepassing zijn vanaf het allereerste contact met partijen (de zogenoemde voorfase), maar ook nadat de mediation is beëindigd (de nafase), inclusief de op jou rustende geheimhoudingsverplichting, ook al is er nog geen mediationovereenkomst ondertekend of is de mediation beëindigd. Dit betekent ook dat je, niet alleen tijdens maar ook voor aanvang en na beëindiging van de mediation verplicht bent om onafhankelijk, onpartijdig en transparant te (blijven) handelen. Deze regels vormen de basis voor het vertrouwen dat deelnemers in jou als mediator en in (de kwaliteit van) het mediationproces moeten kunnen hebben.
Kwaliteit boven formaliteit
Laten we vooropstellen dat de praktijk weerbarstig kan zijn en dat niet alles strikt volgens theoretische modellen verloopt. Het argument van een ‘formele’ en een ‘informele’ mediation komt vaak naar voren in specifieke zaken. Toch is het essentieel om de kwaliteitsargumenten te laten prevaleren. Borging van kwaliteit blijft in elke mediation belangrijk en is een fundament waarop de deelnemers (moeten) kunnen vertrouwen. Dit is ook de kern van de reactie van de MfN op consultaties zoals bijvoorbeeld rond de Algemene Wet Bestuursrecht: bij een professie zoals die van mediator hoort altijd een regelgevend kader zoals MfN dat sinds 1993 biedt. Dit kader biedt juist de waarborg voor de kwaliteitsstandaard voor de wijze van opereren van een beroepsgroep (de kwaliteitsgedachte die aan de basis ligt van het MfN-register).
Zodra en zolang je je als MfN-registermediator presenteert, werk je conform de regels voor de MfN-registermediators. Dat zijn de Gedragsregels, het MfN-Mediationreglement (indien dat reglement in de mediationovereenkomst van toepassing is verklaard) en op grond van regel 10 van de Gedragsregels het tuchtrecht. In regel 8.2 van de Gedragsregels is bepaald dat de mediator voorafgaand aan de mediation met alle partijen een schriftelijke mediationovereenkomst sluit die tenminste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat. In het algemeen bevat de mediationovereenkomst meer bepalingen. Zie daarvoor de door de MfN gehanteerde modelmediationovereenkomst, waaronder in artikel 2 daarvan verwijzing naar toepasselijkheid van het MfN-Mediationreglement. Daardoor zijn ook de deelnemers aan de mediation daaraan gebonden.
Indien je overweegt trajecten te begeleiden zonder daarbij als MfN-registermediator op te treden, terwijl je wel geregistreerd bent als MfN-registermediator, dan is van belang dat je expliciet duidelijkheid verschaft dat je dat niet doet onder de vlag van de MfN. Op zich is dat mogelijk. Dan sluit je toepasselijkheid van de MfN-regelgeving ook uit, in het bijzonder de Gedragsregels. Van belang is dan dat je je in de desbetreffende zaak ook niet als MfN-registermediator presenteert. Doe je dat wel, alleen al door onder je handtekening te zetten dat je MfN-registermediator bent of dat op een andere manier op je briefpapier of website vermeldt, bestaat het risico dat de Gedragsregels desalniettemin op je van toepassing zijn, terwijl dat kennelijk niet je bedoeling was. Je uitingen dienen dan ondubbelzinnig te zijn en niet voor andere interpretatie vatbaar. Daarnaast is het belangrijk dat alle deelnemers aan het traject ermee akkoord gaan.
Terughoudendheid bij rolwisselingen
Als het gaat om de rol van mediator verwijzen wij in eerste instantie graag naar onze Best Practice: Wees duidelijk over uw rol. Deze best practice benadrukt het belang van transparantie en duidelijkheid bij het invullen van je rol als mediator. Hoewel het dus mogelijk is om tijdens de mediation een andere rol aan te nemen dan die van mediator, zitten hier veel haken en ogen aan.
Als MfN geven we daarom mee om zeer terughoudend te zijn bij mogelijke rolwisselingen tijdens mediation. Zelfs als alle betrokkenen akkoord gaan met een verandering van rol, blijft dat een risico. Het is moeilijk om van tevoren in te schatten hoe een situatie zich verder ontwikkelt, zowel voor de mediator als voor de deelnemers. Deelnemers mogen er in beginsel vanuit gaan dat je optreedt als MfN-registermediator, omdat je onder deze titel je diensten aanbiedt, bijvoorbeeld via je website. Wanneer je van rol wisselt is het belangrijk dat je vastlegt wat je nieuwe rol is en dat de deelnemers daarmee ingestemd hebben.
Waarborgen van kwaliteit
Het is van groot belang om altijd duidelijkheid te verschaffen over de rol die je inneemt tijdens een mediationproces. Mocht er ooit een klacht ontstaan, dan is de waarborg van onafhankelijk klacht- en tuchtrecht essentieel voor jou als MfN-registermediator. Dit systeem biedt zowel jou als de deelnemers aan mediation een veiligheidsgarantie die voortkomt uit het regelgevende kader van de MfN. Die waarborg bestaat vanzelfsprekend niet wanneer een mediation niet onder de MfN-vlag wordt uitgevoerd, dat wil zeggen wanneer je dat dus uitdrukkelijk hebt uitgesloten.
Bemiddelingen en onderhoudseisen
Wanneer niet aan de 9 mediations in 3 jaar wordt voldaan, kunnen bemiddelingen meetellen voor de onderhoudseisen. Hierbij wordt niet altijd met een overeenkomst gewerkt en is het voldoende om een aantal voorwaarden waaronder je de opdracht tot bemiddeling uitvoert, vast te leggen. Dit kan een aan deelnemers gerichte e-mail of brief zijn waarin je uiteenzet hoe je als bemiddelaar te werk zal gaan. Aanbevolen wordt om de essentialia van mediation vooraf schriftelijk te waarborgen en deze kenbaar te maken aan alle deelnemers in het mediationproces. Maak daarnaast ook aantoonbaar dat de essentialia zijn gecommuniceerd met de deelnemers.
Het uitvoeren van bemiddelingen om te voldoen aan de onderhoudseisen is overigens eerder uitzondering dan regel. Weet ook dat bemiddelingen die niet onder de MfN-vlag zijn uitgevoerd niet mogen worden ingevoerd als praktijkvoering. Alleen wanneer je als MfN-registermediator bemiddelingen uitvoert, kunnen deze meetellen voor de onderhoudseisen.
Conclusie
Als MfN-registermediator is het van belang dat je binnen het regelgevend kader van de MfN blijft om zo de kwaliteit van jouw diensten als mediator te kunnen waarborgen. Het sluiten van een mediationovereenkomst met verwijzing naar toepasselijkheid van het MfN-Mediationreglement garandeert dat ook de deelnemers aan het MfN-Mediationreglement gebonden zijn. Dat biedt hen naar de mediator maar ook naar elkaar de meeste zekerheid.
Tot slot
Bij vragen, behoefte aan reflectie en/of het delen van een signaal, schroom dan niet contact op te nemen met de mediationhelpdesk van het MfN-bureau of met een van de beleidsmedewerkers via info@mediatorsfederatienl.nl of 010 201 23 44.
MfN beantwoordt en deelt praktijkvragen als dienst aan de bij haar geregistreerde mediators. De praktijk kan weerbarstiger zijn dan de theorie. Uiteindelijk is de toetsing van en de beslissing over het handelen van de mediator in een concrete casus voorbehouden aan de Tuchtcommissie en het College van Beroep. Alle (geanonimiseerde) uitspraken met annotaties zijn te vinden op het door MfN speciaal daarvoor in het leven geroepen portaal: Tuchtrecht Updates, te raadplegen via: www.mfn-tuchtrechtupdates.nl
Als MfN-registermediator ontvang je ook automatisch de nieuwsbrieven met recente uitspraken en annotaties via Uitgeverij Boom juridisch in je mailbox.
